Conférences annuelles de l’AIEIA

conferenceLa conférence annuelle est l’activité centrale de l’AIEIA.

Chaque année, elle a lieu dans une région différente de manière à faciliter la participation de personnes provenant de chacune des sept régions et ainsi, à rendre l’Association plus accessible au personnel de ses organisations membres. En général, elle est accueillie par une organisation membre ou un groupe d’organisations.

Thèmes

  • Chaque année, le thème choisi pour la conférence est un sujet qui revêt une grande importance pour l’administration et la gestion publiques. La journée d’ouverture de la réunion est consacrée exclusivement à l’examen de ce thème. Le reste de la conférence est consacré à l’étude de sujets et de problèmes actuels et courants dans les différents groupes de recherche/de travail de l’Association.

Programme

  • Le programme est structuré de façon à permettre à chaque personne de participer totalement au travail de deux groupes. Des panels et des forums sont également prévus pour compléter les activités plénières et les réunions des groupes de recherche/de travail prévues au programme ou pour approfondir des domaines qui vont au-delà de ce qui était programmé.

Logistique

  • Les décisions concernant le lieu où se tiendront les conférences de l’AIEIA incombent au Président de l’AIEIA en concertation avec le Conseil de gestion;
  • Les conférences seront normalement accueillies par les membres de l’AIEIA en bon ordre. Dans des circonstances exceptionnelles, les propositions d’accueil émanant d’une autre organisation peuvent être examinées. Ces propositions doivent être faites deux ans avant la date prévue de la rencontre;
  • Une organisation qui propose d’accueillir une conférence de l’AIEIA doit pouvoir certifier à l’Association qu’elle est en mesure de fournir toutes les installations nécessaires, y compris des équipements physiques comme les salles de réunion, les logements adéquats, le transport vers et dans le pays/la région et le matériel nécessaire pour les photocopies/reproductions, le matériel audiovisuel ou informatique. Normalement, les droits de participation sont répartis entre l’AIEIA et l’organisation hôte dans une proportion de 75%/25%;
  • Les langues officielles de l’AIEIA sont le français et l’anglais. Des installations de traduction/interprétation dans ces deux langues lors des séances plénières sont une exigence minimum pour les conférences;
  • L’organisation hôte doit fournir au comité des programmes un synoptique des aspects logistiques de l’organisation de la conférence pour sa réunion de printemps suivante;
  • Les contrats pour les conférences ne doivent pas prévoir de subventions venant des droits d’inscription AIEIA;
  • Si les réunions de l’IISA et de l’AIEIA se tiennent en même temps ou l’une après l’autre, il faut tenir des comptes séparés pour tous les postes de recettes et dépenses.
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