Directives

Directives concernant l’organisation et le fonctionnement des groupes de travail   de l’AIEIA

1. Les groupes de travail sont le principal outil pour réaliser les buts et les objectifs de l’AIEIA. Leurs rapports, recommandations et autres matériels sont destinés avant tout aux institutions participantes.

2. Le comité des programmes se compose du vice-président des programmes qui préside et d’un représentant de chaque région. Les représentants sont désignés par le président pour un mandat de trois ans, après concertation avec le vice-président des programmes et les vice-présidents régionaux.

3. La composition des groupes de travail assurera la représentation de points de vue et de sujets variés, et des différentes régions du monde.

4. Les personnes qui souhaitent créer un nouveau groupe de travail prépareront une proposition exposant :

a) l’objet et les buts du groupe de travail et sa durée prévue (qui ne dépassera pas trois ans, normalement) ;

b) le bien-fondé du groupe pour les buts et objectifs de l’AIEIA ;

c) l’importance probable d’un autre intérêt institutionnel pour le sujet ;

d) un cadre d’action ;

e) un projet de plan des activités futures ;

f) la responsabilité de la direction du projet et les ressources dont dispose le directeur de projet.

5. Cette proposition sera soumise à la réunion du comité des programmes de l’AIEIA à laquelle les nouvelles propositions seront examinées.

6. Lors de la conférence annuelle, le vice-président des programmes peut organiser une ou deux réunions spécifiques d’un nouveau groupe proposé, pour voir l’intérêt que suscite le sujet du groupe.7. Le vice-président des programmes recevra toutes les nouvelles propositions et, après concertation avec le comité des programmes et le président de l’AIEIA, il présentera une recommandation au conseil de gestion pour approbation ou rejet. En concertation avec le comité des programmes, le vice-président des programmes peut recommander la dissolution des groupes qui ont perdu toute utilité. Si pour une raison quelconque, un directeur de projet n’est pas en mesure de s’acquitter de ses fonctions, le vice-président des programmes prendra tous les arrangements nécessaires pour remplir les objectifs de l’AIEIA. Le comité des programmes peut autoriser la création d’un nouveau groupe à titre provisoire ; toutefois, le maintien du groupe nécessite l’approbation du conseil de gestion à sa réunion suivante.

8. Chaque groupe de travail se composera d’un président, d’un directeur de projet (ou de codirecteurs de projet, si nécessaire) qui est un responsable du groupe, et d’autres membres. Les responsables du groupe de travail doivent être répartis de façon équitable, en termes de représentation des différentes régions du monde.

9. Les groupes de travail définiront des objectifs à long terme (généralement pour une période de trois ans).

10. Les groupes de travail diviseront leurs activités en activités à court et à long terme.

a) Les activités à long terme sont celles qui réalisent les objectifs du groupe, comme énoncés dans son plan triennal.

b) Les activités à court terme sont en rapport avec une conférence annuelle spécifique.

11. Bien avant la conférence annuelle, les directeurs de projet détermineront le sujet du sous-thème et distribueront un document qui explique les sujets repris dans le sous-thème et met le sous-thème en relation avec les objectifs plus vastes du groupe. Les personnes qui préparent des exposés pour la conférence seront encouragées à mettre leur article en relation avec le sous-thème. A la première réunion du groupe lors de la conférence annuelle, le directeur de projet ou la personne qu’il délègue fera une présentation introductive sur le sous-thème choisi pour la conférence en question.

12. Les directeurs de projet veilleront à ce qu’une copie au moins de chaque article soit mise à la disposition du secrétariat de l’AIEIA, pour permettre :

a) de reproduire les articles en temps utile pour la conférence.

b) de compléter les dossiers de référence.

13. A chaque conférence de l’AIEIA, chaque groupe de travail présentera un rapport de ses activités à la séance plénière adéquate de la conférence. Les directeurs de projet sont tenus d’envoyer leur rapport écrit à la présidence du comité des programmes dès que possible, ou environ deux ou trois semaines après la fin de la conférence. Les rapports du groupe de travail s’attacheront plus au contenu qu’au déroulement des activités du groupe.

14. Les directeurs de projet sont responsables du travail de suivi effectué par leur groupe de travail entre deux conférences. Pour le 30 novembre de chaque année, les directeurs de projet enverront un rapport au vice-président des programmes, qui fera une déclaration sur les progrès réalisés depuis la conférence précédente et les prévisions pour la prochaine conférence. Le bureau de Bruxelles diffusera ces rapports auprès de tous les membres de l’AIEIA.15. Dans certains cas, trois ans peuvent ne pas suffire à certains groupes pour terminer leur travail. Il a été convenu cependant, qu’au bout de trois ans, tout groupe qui n’a pas terminé ses travaux doit justifier leur poursuite.

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